Outlook 2010 – Messagerie et agenda
Objectifs
- Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
- Être capable d’utiliser le calendrier pour gérer son planning et ses rendez-vous
- Comprendre comment gagner du temps en organisant et en automatisant l’archivage de ses messages
- Apprendre à organiser ses tâches à l’aide de catégories
Programme
Communiquer grâce à sa messagerie
- Découvrir l’interface d’Outlook 2010
- Envoyer un message avec des options (importance, accusé de réception…)
- Utiliser une adresse de la liste d’adresses globale ou ses contacts
- Envoi, aperçu et ouverture des pièces jointes
- Répondre aux messages reçus et transférer un message reçu à un autre destinataire
- Créer des signatures automatiques
Organiser et paramétrer sa boîte de réception
- Créer une catégorie pour permettre des recherches
- Trier et organiser ses messages
- Modifier l’affichage de sa boîte de réception
- Suivre une conversation
- Créer des dossiers de rangement
- Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
- Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
- Paramétrer et utiliser des actions rapides
- Prévenir ses correspondants de son absence
- Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
- Accéder à la boîte aux lettres d’un autre utilisateur
Organiser la liste de ses contacts
- Ajouter un contact
- Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
- Envoyer des contacts ou des cartes de visite par courriel
Utiliser le calendrier pour gérer son planning
- Nouvel affichage hebdomadaire dans le calendrier
- Noter des rendez-vous, des évènements
- Les niveaux de détails d’affichage des rendez-vous
- L’intégration des tâches dans le calendrier
- Inviter des participants à des réunions
- Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
- Répondre à une demande de réunion
- Partager un calendrier
- La superposition de calendriers partagés
- Ajouter un nouveau calendrier
Faciliter la gestion des tâches à réaliser
- Créer des tâches à réaliser
- Assigner une tâche à une personne
Utiliser des notes
- Créer des notes
- Configurer les options des notes
Envoyer un message à partir d’une autre application
- Envoyer un message à partir d’Excel ou de Word
MOYENS PÉDAGOGIQUES ET TECHNIQUES D’ENCADREMENT DES FORMATIONS
Modalités pédagogiques :
- Évaluation des besoins et du profil des participants.
- Apport théorique et méthodologique : séquences pédagogiques regroupées en différents modules.
- Contenus des programmes adaptés en fonction des besoins identifiés pendant la formation.
- Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de travaux pratiques, étude de cas et mise en situation.
- Méthodes expositive, active et participative.
- Réflexion et échanges sur cas pratiques.
- Retours d'expériences.
- Corrections appropriées et contrôles des connaissances à chaque étape, fonction du rythme de l’apprenant mais également des exigences requises au titre de la formation souscrite.
Éléments matériels :
- Mise à disposition des outils nécessaires au bon déroulement des travaux pratiques.
- Support de cours au format numérique projeté sur écran et transmis au participant en fin de la formation.
Référent pédagogique et formateur :
- Chaque formation est sous la responsabilité du directeur pédagogique de l’organisme de formation.
- Le bon déroulement est assuré par le formateur désigné par l’organisme de formation.
MOYENS PERMETTANT LE SUIVI ET L’APPRÉCIATION DES RÉSULTATS
- Feuilles de présences signées des participants et du formateur par demi-journée.
- Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.
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