Microsoft Outlook

Objectifs

• S'approprier l'interface Outlook 2016
• Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
• Comprendre comment gagner du temps en organisant sa boîte aux lettres
• Être capable d'automatiser la gestion des messages reçus
• Savoir gérer son calendrier en intégrant ses rendez-vous et en organisant des réunions
• Comprendre comment partager son calendrier et superposer des calendriers partagés
• Maîtriser la gestion des contacts
• Être en mesure d'organiser des tâches à l’aide de catégories

Programme

Prise en main de l'interface d'Outlook 2016

• Le menu fichier
• Passer par le ruban
• Réduire ou développer les différents volets (volet de navigation, de lecture, de personnes, barre des tâches)
• Profiter de l'aperçu rapide du calendrier, des personnes, des tâches

Communiquer grâce à sa messagerie

• Rédiger et envoyer un message
• Inclure des options au message à envoyer (importance, accusé de réception...)
• Ajouter votre signature aux messages
• Recevoir des pièces jointes : aperçu dans le message, ouverture ou enregistrement
• Repérer rapidement les messages non-lus
• Répondre aux messages reçus
• Transférer un message reçu à un autre destinataire
• Activer rapidement le suivi sur un message

Organiser sa boîte de réception de messages

• Afficher un aperçu des messages reçus
• Utiliser les commandes dans les listes de messages (repasser un message en non-lu, supprimer un message...)
• Utiliser les catégories pour identifier les messages
• Trier et regrouper ses messages
• Classer des messages dans des dossiers
• Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
• Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Prévenir ses correspondants de son absence
• Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
• Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

Organiser la liste des personnes (contacts)

• Ajouter un contact
• Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
• Sélectionner son affichage

Utiliser le calendrier pour gérer son planning

• Créer des rendez-vous, rendez-vous répétitifs et évènements
• Les niveaux de détails d’affichage des rendez-vous
• Naviguer d'un rendez-vous à un autre
• Intégrer des tâches dans le calendrier
• Partager son calendrier
• Accéder à d'autres calendriers et superposer l'affichage des calendriers partagés
• Planifier une réunion en invitant des participants
• Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
• Répondre à une demande de réunion

Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser

• Créer des tâches à réaliser
• Organiser des tâches à l’aide de catégories
• Assigner une tâche à une personne

Envoyer un message à partir d'une autre application

• Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word