Objectifs de la formation
- Être capable d’identifier les enjeux et les moments clés pour gérer les prestataires externes
- Apprendre à mettre en place les contrats, les dispositifs, les outils et les comportements pour créer une dynamique constructive
- Savoir créer les indicateurs pertinents pour suivre la performance des partenaires
- Comprendre comment manager efficacement ses prestataires au quotidien
- Pouvoir identifier et analyser les dérives potentielles et y apporter des solutions
- Apprendre à maintenir dans la durée l’implication des prestataires
- Savoir gagner son autorité et sa légitimité dans une relation non hiérarchique
Programme de la formation
Pourquoi recourir à des prestataires informatiques
- Les enjeux, les avantages et les risques de la démarche
- Les types de prestations concernés (Régie, infogérance, forfait et tierce maintenance applicative)
- Les méthodes : externalisation, sous-traitance, outsourcing
- Les types d’acteurs externes (infogérants, sous-traitant)
- Les types de projets concernés (migration technologique, évolution applicative…)
- Les référentiels (eSCM, Cobit)
Les étapes et outils de sélection de prestataires informatiques
- Les acteurs et leurs responsabilités respectives
- Définir et bien clarifier le type de prestation attendue (objectifs, besoins, contraintes)
- Le cadrage (l’étude de marché des prestataires – La rédaction du cahier des charges -L’organisation de l’appel d’offres – Rappel du code des marchés publics en Informatique – Les pièges à éviter lors de la consultation – Comment anticiper les difficultés lors de l’exécution de la prestation ?)
- La consultation (construire le cahier des charges, connaître les rubriques indispensables – Quels prestataires mettre en concurrence et comment ? – Le déroulement de bout en bout d’un appel d’offres – Comment bien élaborer sa short list ?)
- La sélection (Établir les critères de choix pertinents du prestataire et leur pondération)
- La contractualisation (Organiser et planifier cette activité (matrice RACI des parties prenantes) – Définir les livrables contractuels par ordre de priorité (PAQ, convention de service …) – Négocier les termes du contrat et des clauses spécifiques)
Travaux pratiques
Dresser la cartographie des acteurs (ESN – Entreprise de service du numériques, indépendants) et les enjeux pour chacun.
L’exécution de la mission du prestataire informatique
- Les processus à dérouler pour produire les livrables attendus
- Les outils et les modalités de réception des prestations de services (protocole de validation et de recette, procès-verbal, …)
- L’organisation de l’activité globale (côté client et prestataire)
- Les outils à mettre en oeuvre
- Les spécificités du management transversal : coopération, coordination, relationnel
Travaux pratiques
Définir l’agenda des réunions et les éléments de suivi de la prestation.
Le pilotage du prestataire informatique
- Suivre la qualité de service à l’aide d’indicateurs
- Les instances de pilotage : acteurs et outils
- La communication et le circuit de prise de décision
- Le pilotage contractuel : suivre le contrat
- Le pilotage budgétaire/financier : anticiper, suivre et valider
- Le pilotage des délais : mesurer l’avancement
- Le pilotage qualité : évaluer la conformité
- Le pilotage des risques : définir et suivre les risques
- Le pilotage des évolutions et des modifications
- Le pilotage des Ressources Humaines : quand cela est possible !
- Préserver l’économie du contrat
- S’améliorer ensemble : le plan d’action de progrès
Travaux pratiques
Travail en sous-groupes : préparer une réunion de travail avec un prestataire informatique. Jeux de rôles : conduire une réunion de travail efficace avec un prestataire informatique.
Anticiper et gérer les crises
- Les basiques de la gestion de crise
- La prévention et les leviers de négociation
Travaux pratiques
Jeux de rôles : animer une réunion difficile avec un prestataire informatique sur des problèmes de délais ou de qualité. Débriefing collectif.
La clôture du contrat
- Les responsabilités du prestataire et du donneur d’ordre
- Préparer et organiser la fin de la prestation et/ou de la réversibilité
- Solder les attentes de chacune des parties
- Clôturer la prestation et libérer les ressources
- Garantir la continuité dans le temps
- Le bilan du projet et l’évaluation du prestataire